Nowa instrukcja kancelaryjna obowiązuje

START

Nowa instrukcja kancelaryjna obowiązuje

23.02.2011.

Na papierze, czy w formie elektronicznej – nowa instrukcja kancelaryjna to dla samorządów okazja do wyboru podstawowej formy dokumentowania przebiegu rozpatrywania spraw. Rozporządzenie dotyczące nowej regulacji weszło w życie w styczniu 2011 roku. MIS SA przekonuje, że zmiana prawna to okazja do przeprowadzenia e-rewolucji w urzędach.

Samorządy muszą teraz szybko dostosować dokumentację do nowych przepisów. Rozporządzenie weszło w życie w trzecim tygodniu nowego roku, ale jego zapisy dotyczą dokumentacji przyjmowanej i wytwarzanej od 1 stycznia 2011 roku. W praktyce oznacza to, że urzędy, które pracowały od początku roku w oparciu o starą instrukcję kancelaryjną, muszą z dnia na dzień stosować nowe regulacje prawa.

W lepszej sytuacji są te samorządy, które podjęły „trudną” decyzję i od początku roku stosowały nowy rzeczowy wykaz akt. Było to możliwe m.in. za sprawą oprogramowania, które jest na tyle elastyczne i pozwala szybko wprowadzić taką zmianę.

MIS SA oferuje wsparcie tym samorządom, które od początku 2011 roku działały w oparciu o stare przepisy. – Oferowane przez nas rozwiązanie pozwala na przykład od razu aktualizować numerację rozpatrzonych po 1 stycznia 2011 roku spraw, tak by była zgodna z nową instrukcją kancelaryjną – wyjaśnia Marcin Rogoziński, ekspert MIS SA.
Gotowość narzędzi IT do sprawnego i szybkiego wdrożenia nowej regulacji to argument za tym, by, przechodząc zmianę, postawić na e-administrację. Wystarczy, że Prezydenci, Burmistrzowie, Wójtowie lub Starostowie zdecydują, iż od teraz podstawową formą dokumentowania przebiegu rozpatrywania spraw jest system komputerowy Elektroniczne Zarządzanie Dokumentacją (EZD). – W tej decyzji chodzi o oszczędność czasu pracy urzędników, a pośrednio także i pieniędzy podatników – mówi Marcel Kasprzak, prezes MIS SA. – Wszędzie tam, gdzie nie ma przeszkód, by zamiast papierowych tworzyć elektroniczne akta spraw, warto to zrobić zaraz po wejściu w życie nowej instrukcji kancelaryjnej. My likwidujemy barierę techniczną, to dla administracji ogromny krok naprzód – dodaje.

System mis-Partner21/Urzędy jest zaprojektowany specjalnie na potrzeby administracji samorządowej. To zintegrowane rozwiązanie do zarządzania dokumentami, sprawami i ich obiegiem w urzędach. System umożliwia rejestrowanie korespondencji przychodzącej, wewnętrznej i wychodzącej. Daje możliwość wspierania codziennych prac w zakresie Kodeksu Postępowania Administracyjnego oraz przepisów, dotyczących instytucji samorządowych. Aplikacja zarządza sprawami zgodnie z przyjętymi w urzędzie procedurami, kontrolując czas ich rozpatrywania. System mis-Partner21/Urzędy wspomaga zarządzanie obiegiem dokumentów i spraw.

MIS SA