Dokumenty elektroniczne w Elvicie |
26.04.2010. | |
Kończy się wdrożenie systemu obiegu dokumentów elektronicznych marki SENTE, w sieci śląskich placówek medycznych spółki Elvita. Program wspomaga pracę m.in. pracowników sekretariatów i pełnomocnika zarządu ds. zarządzania jakością oraz zarządzanie majątkiem trwałym i obiegiem umów sprzedaży.
W efekcie analizy przedwdrożeniowej przeprowadzonej w spółce w 2009 roku, systemem zostali objęci także pracownicy działu księgowości, nadzoru właścicielskiego, inwestycji i zakupów oraz kierownicy oddziałów, i pielęgniarki przełożone. Firma zdecydowała się na wdrożenie tego oprogramowania, z uwagi na potrzebę ewidencji sporej liczby dokumentów, które dotychczas rejestrowane były w plikach Excel i teczkach papierowych. Obecnie dzięki programowi pracownicy czterech sekretariatów, w oparciu o drzewo segregatorów rejestrują miesięcznie łącznie ponad 2 tysiące różnego rodzaju dokumentów, wraz z załącznikami elektronicznymi. Są to m.in. faktury zakupu, pisma zewnętrzne, druki i podania, oferty sprzedaży i zapytania ofertowe oraz dokumenty wewnętrzne firmy. - System wspomaga także zarządzanie majątkiem trwałym i zapewnia stały dostęp do informacji o jego poszczególnych składnikach. Możliwe jest to dzięki ewidencji dokumentacji dotyczącej m.in. budynków, przeglądów i odbiorów oraz dokumentów związanych z prowadzonymi przez firmę inwestycjami, np. protokoły negocjacji. W rezultacie, na podstawie ofert przechowywanych w module, program umożliwia sprawne wyłonienie dostawców systemu medycznego, a także efektywne zarządzanie przepływem dokumentów wyceny danej inwestycji lub protokołów odbioru - mówi Sebastian Nowak, kierownik zespołu wdrożeniowego w firmie SENTE Systemy Informatyczne Sp. z o.o. Program wspomaga również pracę pełnomocnika zarządu ds. zarządzania jakością, odpowiedzialnego w firmie m.in. za przygotowywanie projektów procedur, rozporządzeń prezesa spółki, wdrożenie i utrzymanie procesów niezbędnych dla Systemu Zarządzania Jakością spółki, a także informowanie pracowników o kolejnych zmianach procedur ISO. Z kolei pracowników działu umów system wspiera w rejestrowaniu projektów umów z kontrahentami i przekazywaniu do zaopiniowania osobom zainteresowanym. Największym wyzwaniem jakie czekało konsultantów dostawcy oprogramowania było zaprojektowanie sprawnego i elastycznego systemu dystrybucji dokumentów dla poszczególnych pracowników. Obecnie dokonują oni weryfikacji założeń określonych w analizie przedwdrożeniowej i bieżącej modyfikacji systemu. SENTE |
« poprzedni artykuł | następny artykuł » |
---|
press box: | Balex Metal | PORT PC | Termo Organika | Austrotherm | Wavin | Aluron | LAUFEN | Roca | SIEGENIA-AUBI | FINAL | AM Okna |Grupa Assay |Hörmann Polska | G-U Polska | CERRAD | Ponzio |Aliplast |Yawal | CREATON Polska | Remmers Polska | INTERNORM | Forum Branżowe | PRIME3 | BLAUPUNKT | Schüco | Dom Bezpieczny | VALVEX | Kludi | KRISPOL | PETECKI | Franke | Winkhaus | Aluprof | PGE | Kuchinox | Ferro | TUV Nord Polska | Media Expert | Media Saturn | MAPA |