Mniej papierów, więcej IT

START

Mniej papierów, więcej IT

20.08.2010.

Zredukowali liczbę drukowanej korespondencji co najmniej o połowę, teraz elektronicznie chcą się komunikować ze swoimi oddziałami. To kolejny obszar działalności, który informatyzowany jest w Energetyce Cieplnej Opolszczyzny we współpracy z wrocławską spółką MIS.

W Energetyce Cieplnej Opolszczyzny funkcjonuje już wdrożony przez MIS elektroniczny system obiegu korespondencji. Zarówno dla klientów zewnętrznych, jak i pracowników spółki oznacza to krótszy czas oczekiwania na załatwienie spraw. – W branży związanej z dostarczaniem energii cieplnej i elektrycznej ważne jest szybkie tempo przepływu informacji – mówi Mateusz Bartusik, koordynujący wdrożenie elektronicznego systemu obiegu dokumentów w ECO. – W tej chwili wszelkie dokumenty opracowywane w firmie krążą wyłącznie w wersji elektronicznej. Dopiero pisma wychodzące na zewnątrz spółki są drukowane. Jednak przed wysłaniem dokumenty te są skanowane do systemu i tam archiwizowane. Oszczędzamy nie tylko czas, ale i pieniądze – dodaje.

System, z którego w Energetyce Cieplnej Opolszczyzny korzysta ok. 300 pracowników, obejmuje także inne obiegi dokumentów, związane na przykład z nieobecnościami pracowników. – Wdrożenie ułatwia i przyspiesza dostęp do wiedzy, a także daje kontrolę nad realizacją poszczególnych zadań – mówi Marcel Kasprzak, prezes MIS SA. - W przypadku nieobecności pracownika dostęp do dokumentów umożliwia kontynuowanie zadań przez inną osobę – dodaje.
Dodatkowo MIS wdroży w ECO elektroniczny obieg faktur, dzięki któremu merytoryczna praca nad zawartością dokumentów finansowych odbywać się będzie tylko w wersji elektronicznej, natomiast „papierowe” faktury trafią bezpośrednio w jedno miejsce w spółce. Grupa ECO zamierza wprowadzić narzędzia IT do wszystkich swoich oddziałów i spółek zależnych. – Dostarczamy energię cieplną do blisko 400 tysięcy odbiorców. Zależy nam na tym, by wszędzie obowiązywał taki sam, wysoki standard obsługi. Rozwiązanie MIS sprawdziło się, dlatego będziemy je stosować we wszystkich dziewięciu województwach, w których mamy oddziały – wyjaśnia Mateusz Bartusik.

Aplikacja mis-Partner21 dla Energetyki Cieplnej Opolszczyzny została zaprojektowana w oparciu o platformę Lotus Notes firmy IBM i zintegrowana z posiadanymi przez ECO systemami ERP.
Energetyka Cieplna Opolszczyzny jest jednym z największych polskich producentów i dostawców energii cieplnej i elektrycznej. Jej klientami jest prawie 400 tys. odbiorców indywidualnych i instytucjonalnych w dziewięciu województwach: opolskim, małopolskim, lubuskim, śląskim, dolnośląskim, wielkopolskim, zachodniopomorskim, pomorskim i łódzkim. Firma posiada 7 spółek i 4 oddziały na terenie Polski. Pod względem technologii i jakości zasobów jest wiodącym przedsiębiorstwem w branży ciepłowniczej w Polsce.

Współpraca MIS z ECO to kolejne wdrożenie dla firmy świadczącej usługi komunalne dla mieszkańców. Podobne systemy do elektronicznego zarządzania obiegiem dokumentów autorstwa firmy MIS działają m.in. w Przedsiębiorstwie Komunalnym Aqua w Bielsku-Białej oraz Miejskich Wodociągach i Kanalizacji w Bydgoszczy.

MIS SA