Kontakt z usługodawcą za pomocą poczty e-mail

START

INTERNET/ TELE / IT

Kontakt z usługodawcą za pomocą poczty e-mail

15.07.2010.

Sprawny kontakt z usługodawcą jest niezwykle istotny. Szczególne znaczenie ma to w przypadku domen, serwerów czy stron WWW, gdzie poziom posprzedażowej obsługi klienta odgrywa bardzo ważną rolę. Usługi wirtualne mają dla przedsiębiorstwa wielkie znaczenie, dlatego, profesjonalni usługodawcy nie tylko zapewniają kilka kanałów komunikacji, ale przede wszystkim dbają o ich pełne bezpieczeństwo. Jedną z powszechnie dostępnych form kontaktu jest poczta e-mail.

Właściwie nieograniczony dostęp do Internetu sprawił, że usługodawcy w trosce o wygodę swoich klientów oferują możliwość kontaktu za pomocą poczty elektronicznej. W firmach posiadających nowoczesne biuro obsługi, reakcja konsultantów na wiadomość e-mail wysłaną przez klienta jest rozpatrywana równie szybko, co np. odebranie przychodzącego połączenia telefonicznego – pod warunkiem, że wiadomość ta spełnia normy bezpieczeństwa praktykowane przez usługodawcę. Internet to medium bardzo dynamiczne, dlatego możliwość szybkiego dokonywania zmian (np. DNS'ów), przeprowadzania transferów domen, bądź zwiększania parametrów serwera jest bardzo ważne i wpływa na konkurencyjność firmy na rynku.
Jednak wydawanie dyspozycji za pomocą poczty elektronicznej to również teoretyczne zagrożenie dla usług klientów. Dlatego odpowiednia ochrona tego kanału komunikacji jest niezwykle istotna. Warto więc stosować się do procedur wyznaczonych przez usługodawcę. Przykładowo w przypadku serwisu nazwa.pl, konieczne jest aby klient wydający dyspozycję za pośrednictwem poczty e-mail robił to z adresu, który widnieje w Panelu Klienta jako adres kontaktowy. Jest to niezwykle ważne, gdyż usługodawca po otrzymaniu prośby lub dyspozycji pocztą elektroniczną weryfikuje jego zgodność. Warto zaznaczyć, że najwięksi usługodawcy zabezpieczają usługi klientów na wypadek podszycia się osób trzecich pod adres e-mail, sprawdzając m.in. nagłówki wiadomości. Zawierają one listę szczegółów technicznych dotyczących wiadomości, w tym informacje o nadawcy, oprogramowaniu użytym do redagowania wiadomości, a także o serwerach poczty e-mail, przez które wiadomość przeszła w drodze do adresata. Jedynie pozytywna weryfikacja, daje podstawy do dalszego postępowania.
Przykładowo, gdy klient zechce otrzymać duplikat faktury VAT, wystarczy, że zrobi to z konta e-mail, który podał jako kontaktowy i w treści wiadomości wpisze właściwą dyspozycję. Tak stworzona wiadomość, wystarczy konsultantowi usługodawcy, do jej zrealizowania. Przeczytaj również o systemie IVR na Blogu NetArt: http://blog.nazwa.pl/2010/06/08/system-ivr-%E2%80%93-jak-odpowiednio-przekierowac-rozmowe/.

Autor: Sebastian Pacanek – Kierownik Biura Obsługi Klienta w NetArt ( www.nazwa.pl ). Z firmą związany od 5 lat. Zajmuje się organizacją i koordynacją pracy kilkudziesięcioosobowego zespołu. Nadzoruje zgodność realizacji usług oraz działań podległych pracowników z Systemem Zarządzania Jakością. Firma NetArt jest liderem rynku rejestracji domen i hostingu, zapewniając od 1997 roku kompleksową obsługę klientów w zakresie rejestracji oraz pośrednictwa sprzedaży domen internetowych, hostingu, a także tworzenia Stron WWW. NetArt posiada 30 % udziału w polskim rynku usług IT, obsługuje ponad 300 tys. Klientów oraz 500 tys. domen. Firma została także wyróżniona Godłem „Firma Przyjazna Klientowi”.

WIĘCEJ INFORMACJI z NetArt (PRESS BOX)